Cum să gestionăm mailurile să fie bine pentru toată lumea

Primesc și dau sute de mailuri pe zi. E enorm, știu, dar este una din crucile 2.0 pe care am ales să le port… (blinky, blinky). Dar e cel mai bun mod în care îmi organizez activitatea. Căci, la un calcul simplu, dacă ar trebui să vorbesc la telefon chestiunile pe care le discut/rezolv pe mail, atunci nu aș mai face nimic altceva.

Eu sunt mare fan al discuțiilor pe mail. Din foarte multe motive. Din care vă dau doar câteva. Pe care le consider arhisuficiente pentru a spune ce am de spus. Cu mențiunea că mă refer aici la comunicarea profesională, ca să zic așa, când avem de făcut trebă. Căci cu prietenii sau familia, evident, vorbesc cu totul altfel și cât mai puțin pe mail, firește :)

Atunci când scrii un mail îți organizezi automat informația pe care o ai de transmis. Te ajută și pe tine și mă ajută și pe mine, cel care primesc mailul tău, să înțeleg mai cu talent ce vrei de la viața mea. Și cum a scrie durează mai mult decât a vorbi, atunci sintetizezi si tu la maximum ceea ce altfel mi-ai fi spus la telefon printre ”și, altfel, cum o mai duci?” sau ”ai văzut, măh, ce și-au furat-o cehii de la portughezi?”, lucruri care sunt faine, desigur, dar nu când avem treabă.

Mailul rămâne scris. Ce vorbim la telefon sau când ne vedem la o cafeanea (mă rog, berărie, să nu ziceți că nu recunosc :D) se duce cum se duce bătaia unei rândunici polare în deșertul Gobi. Sigur că discuția live este foarte importantă, căci acolo pui bazele, cum ar veni,  dar pentru a înălța ceva pe aceste baze, trebuie neapărat să rămână undeva scrise. Căci de la discuția inițială până să mai apucăm să facem ceva, poate trece ceva vreme și atunci începi să îți ronzi unghia încercând să îți amintești ce dreaqu ați discutat și ce vrea ălalalt de la tine.

Mailul funcționează și ca o garanție. Să nu îmi ziceți că nu vi s-a întâmplat să vi se spună ”îmi pare rău, dar nu așa am discutat la telefon, te înșeli” și tu să te dai cu capul de colțul mesei (sau, după caz, dacă ai un loc special de dat cu capul în birou) pentru că tu, în sinele tău, ești sigur că așa este cum zici tu. Moment în care se rupe vraja comercială, ca să zic așa, dintre voi, căci habar nu aveți nici unul dacă și cine are dreptate. Păi io când vă zic să trimiteți mailuri…

Mailul funcționează ca un contract. Poate nu știați, dar în conformitate cu noul Cod Comercial intrat în vigoare în octombrie 2011, dacă tu îmi trimiți un mail în care îmi zici ”vreau să faci asta și asta și sunt de acord să îți plătesc pentru ce faci suma de 27 milioane de euro (și ceva mărunțiș, dar nu mai calculăm asta)”, acest mail poate fi considerat contract. Sigur că la noi în România nu prea se face așa ceva, căci trăim încă în zodia printului și a mult prea stimatei ștampile. Dar am zis că e bine să știți.

Mailul funcționează ca o arhivă. Eu folosesc foarte des căsuța de search, căci ba vreau să văd istoria unei conversatii cu o persoane, ba vreau să verific cine e persoana care tocmai mi-a trimis un mail și îmi pare cunoscută, adică o folosesc, ce să mai povestim. Ceea ce, firește, nu aș putea face în convorbirile pe telefon. Căci, desigur, nu obișnuiesc să le înregistrez.

Ca material ajutător despre cum să gestionăm mailurile, aveți mai jos prezentarea lui Bogdan Aron, care îmi pare că sintetizează foarte bine anumite lucruri pe care trebuie să le prestați. Enjoy :)

15 comentarii la “Cum să gestionăm mailurile să fie bine pentru toată lumea

  1. Natural Răspunde

    Foarte interesanta faza cu contractul-e-mail. Nu stiam, mercic frumos. Si eu prefer e-mail-ul, deoarece fata de un FB chat, sa zicem, eu controlez ce pastrez, nu FB-ul :)

    • Cristian China Birta Răspunde

      Ioi, te rog nu imi spunde FB chat, ca acolo e Babel 2.0 :)) Pe ala il folosesc doar ca stejar extrema urgenta si atat.

  2. Bogdan Aron Răspunde

    As adauga in titlu un „Cum sa gestionam mailurile sa fie bine pentru toata lumea, sa nu fie rau”. In rest, foarte interesanta treaba cu contractele.

  3. Loredana Răspunde

    Articolul asta ar trebui dat celor care spun ” Da mai bine vorbim la telefon mai multe” si tu sa-i spui:” Da mai bine intra pe chinezu.eu si citeste articolul ala:” cum sa gestionam mailurile”.

    E un subiect bun pentru o conferinta 2.0:d

  4. gabi Răspunde

    @natural, Facebook nu exista cand vrei sa discuti lucruri serioase. Mailul, cel putin ala de pe gmail, is the best din mai multe privinte

  5. Tudor Răspunde

    Eu mi-am configurat directoare inbox speciale pentru fiecare partener in parte, directoare pozitionate in lista in functie de importanta acestora. Astfel, pot sa citesc un mesaj urgent fara sa-mi distraga atentie mesajele mai putin importante.

    Mai nou, am inceput sa sterg mesajele cu solicitari incomplete dupa ce le dau reply – va rog sa-mi trimiteti toate datele / mentionez ca am sters acest email din inbox. Ii urasc pe cei care folosesc sferturi de masura la locul de munca.

  6. Daniel A. Răspunde

    Cum fac să primesc și eu răspuns la un mail trimis mai de 2-3 săptămâni?:D

    • Cristian China Birta Răspunde

      Mi-ai trimis mie mail si nu ti-am raspuns? Pe cristi.china pe gmail? Io nu cred asa ceva.

      • Daniel A. Răspunde

        Nu știam adresa, așa că ți-am trimis pe formularul de contact chinezu.eu; mă gândeam eu că trebuie să fie ceva la mijloc…

        • Cristian China Birta Răspunde

          Aaaaa, au fost ceva probleme la un moment dau cu formularul ala. Da-mi pe adresa pe care ti-am zis-o mai sus.

  7. Maria Răspunde

    Desi este una dintre cele mai comune forme de comunicare, este si una dintre cele mai slab exploatate.

    Amuzant este ca in lumea corporatista, care teoretic se bazeaza foarte mult pe comunicarea prin e-mail, se foloseste de foarte multe ori defectuos acest tip de comunicare.

    In fine, o singura remarca apropo de prezentarea lui Bogdan Aron – era fain sa-l mentioneze pe Merlin Mann ca autor al conceptului „Inbox 0”.

    Poate ii facea curiosi si pe altii sa vada cine-i omul si cu ce altceva se mai ocupa. Nu de alta, dar are ideile lui au obiceiul sa schimbe cateodata vieti :)

    • Cristian China Birta Răspunde

      Ai dreptate. Am cunoscut si eu niste directori intr-o companie mare care cautau ceva solutie pentru comunicarea interna. I-am intrebat de ce nu folosesc gmail. Au ras ”cum adica gmail, noi vrem mai mult”. Le-am aratat asa, in mare, ce poate face gmail. Si nu au mai ras. Dar am ras eu :))

  8. AnaNan Răspunde

    Folosesc e-mail la greu si, totusi, abia acum imi dau seama de ce … merci :)

  9. Calin Andreea Daniela Răspunde

    Cand vad 600 de mailuri innebunesc. Uneori doar le deschid, citesc si nu mai am timp sa mai si comentez…

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *